Automaatio on taito, jonka voit oppia Tehokkuusparannus ≥ 10% on saavutettavissa

Käytännössä nämä tavoitteet ovat realistisia ja saavutettavissa. Samaan aikaan matka heitä kohti aliarvioidaan usein. On taipumus olettaa, että suunnittelumoottori on plug and play, ja että optimaalinen hyötysuhde saavutetaan lähes välittömästi.

Todellisuudessa prosessi toimii eri tavalla. Suunnittelumoottorin käyttöönotto on verrattavissa uuden ihmisen suunnittelijan käyttöönottoon. On toteutusvaihe, jonka aikana järjestelmä on konfiguroitava, toimitettava tarkat tiedot ja sovitettava yhteen tietyn toimintaympäristön kanssa. Tätä seuraa tarkennus: todelliseen kokemukseen perustuva optimointi, parametrien säätäminen ja tietojen laadun jatkuva parantaminen.

Vasta silloin syntyy tilanne, jossa organisaatio ja teknologia vahvistavat toisiaan. Alkuperäiset tulokset näkyvät usein heti: suunnitteluryhmän rauhallisempi olo, parempi ennustettavuus ja ensimmäiset prosenttiyksiköt tehokkuuden paranemisesta. Kuitenkin, kuten ihmissuunnittelijalla, todellinen kasvu tapahtuu kokemuksen, ohjauksen ja datan jäsennellyn käytön kautta optimointiin.
Jokaisella tasolla tarvitaan oivallusta, kurinalaisuutta ja aikaa, jotta toiminta voidaan mukauttaa asteittain tapaan, jolla suunnittelumoottori toimii tehokkaimmin. Teknologian on oltava linjassa ihmisten kanssa, mutta ihmisten on myös opittava työskentelemään tehokkaasti tekniikan kanssa.

Useissa hankkeissa kävi selväksi, että tämä kehitys ei ole puhtaasti teknistä eikä puhtaasti organisatorista. Se syntyy molempien yhdistelmästä.

Kaksi yritystä, jotka toimivat itsenäisesti samalle asiakkaalle ja joilla on sama tavoite vähentää suunnittelun haavoittuvuutta ja lisätä toiminnan tehokkuutta, tekivät yhteistyötä täydentävästi.

Tapaustutkimuksessa, johon osallistui sekä keskitetty lähetysorganisaatio että keskikokoinen taksiyritys, Cabmanin ja Opt1devin toimittaman Euphoria Opt1Route -suunnittelumoottorin ja Schurink Consultancyn tarjoaman tieto-ohjauksen kohdennetun toiminnan ja käytön yhdistelmä johti rakenteelliseen ja mitattavaan tehokkuuden parantamiseen. Datatietoksiin perustuvan kuukausittaisen optimoinnin ansiosta tehokkuus on parantunut tasaisesti käyttöönoton jälkeen ja kasvanut yli 10 prosenttia vuoden kuluessa.

Operatiiviset haasteet

Kapasiteetin suunnittelu
Monissa organisaatioissa kapasiteetin suunnittelu on kehittynyt historiallisesti. Tehtäväluettelot perustuvat kokemukseen, tottumuksiin ja perinteisiin malleihin, eikä niitä ole usein tarkistettu perusteellisesti ajan mittaan. Kuljettajilla on usein kiinteät aikataulut, joista he eivät halua poiketa. Tämän seurauksena luetteloita muokkaa usein enemmän kuljettajien saatavuus kuin operatiivinen kysyntä.

Tämä voi johtaa päivittäisiin vaihteluihin tarjonnan ja kysynnän tasapainossa sekä epäjohdonmukaisuuksiin ajoneuvotyyppien yhdistelmässä, jotka eivät aina heijasta toiminnallista todellisuutta. Lisäksi ajoneuvojen johdonmukainen jakaminen puuttuu usein. Kun kuljettajat voivat vapaasti valita ajoneuvon joka päivä, käyttöönotossa syntyy epävarmuutta.

Suunnittelujärjestelmä joustaa kohtaamaan odottamattomia rajoituksia, mikä vaikeuttaa aiemmin aikataulun mukaisten matkojen joustavaa uudelleenkohdentamista erityisvaatimusten, kuten pyörätuoliikenteen tai taksiluokituksen, mukaan.

Johdonmukainen ja ennustettavissa oleva suunnittelutulos edellyttää vakaata kapasiteettiperustaa. Tämä tarkoittaa kysynnän ja tarjonnan realistista yhdenmukaistamista sekä tuntien että ajoneuvotyyppien suhteen ja palvelut, jotka kirjataan tarkasti ja hyvissä ajoin, selkeillä alkamis- ja lopetuspaikoilla, aloitus- ja lopetusaikoilla sekä kiinteillä ajoneuvomäärityksillä.

Matkajakauma
Sopimus- ja kohderyhmäkuljetukset jakautuvat yleensä koko päivän, mutta niille on ominaista selkeät ruuhka-ajat. Näitä huippuja on vaikea kattaa tehokkaasti käyttämättä ylimääräistä kapasiteettia hiljaisempina aikoina.

Tämä luo kaksi ei-toivottua skenaariota: joko lisäkapasiteettia otetaan käyttöön ruuhka-aikoina tai suhteellisen suuri määrä matkoja toimitetaan myöhässä kyseisessä aikataulussa, mikä edellyttää liiallista korvausta muilla aikaväleillä, jotta palvelutasosopimusten puitteissa pysytään yleisesti ottaen.

Suurin parannusmahdollisuus on prosessin alussa. Ohjaamalla aktiivisesti matkan jakautumista imun aikana, piikkejä voidaan tasoittaa. Kun henkilökunnalla on käsitys kysyntätasosta tunnissa tai neljännestunnin lohkossa, volyymi voidaan sovittaa paremmin käytettävissä olevaan kapasiteettiin.

Suunnittelija ja kuljettajan käyttäytyminen
Suunnittelijat pyrkivät usein noudattamaan kiinteitä malleja ja luotettavaa työskentelytapaansa säilyttäen täydellisen henkilökohtaisen hallinnan. Tämä voi johtaa jatkuvaan manuaaliseen puuttumiseen tulosten suunnittelussa. Vaikka tällainen toiminta perustuu sitoutumiseen ja vastuullisuuteen, se vaikuttaa usein kielteisesti yleiseen optimointiin.

Suunnittelumoottorin on annettava toimia mahdollisimman itsenäisesti selittävillä ja avoimilla päätöksillä. Järjestelmä valvoo koko verkkoa ja suunnittelee pidemmälle kuin kukaan voi. Manuaaliset korjaukset häiritsevät tätä laajempaa tasapainoa.

Kuljettajan käyttäytyminen vaikuttaa myös suoraan suunnittelun tuloksiin. Kun matkoja ei suoriteta optimaalisessa järjestyksessä, kun kuljettajat lähtevät myöhässä tai kun matkat suljetaan viiveillä, myöhempi suunnittelu muuttuu epätasapainoiseksi. Suunnittelumoottori laskee jatkuvasti uudelleen; toiminnalliset poikkeamat heijastuvat välittömästi järjestelmään.

Myös historiallisesti kasvaneilla sopimuksilla ja tavoilla on merkitystä. Kuljettajat voivat olla tottuneet pitämään taukoja määrätyinä aikoina ja kiinteissä paikoissa, esimerkiksi kotona tai määrätyssä asemassa. Se, mikä koetaan hankituksi oikeukseksi, voi olla toiminnallisesti tehotonta. Se voi johtaa tarpeettomiin tyhjiin kilometreihin sekä yksittäiselle kuljettajalle että työtovereille, jotka joutuvat tilapäisesti kattamaan alueen.

On myös mahdollista, että kuljettajat eivät pidä taukoja hiljaisempina aikoina, kun he eivät ole käytettävissä ruuhka-aikoina. Tällaiset tehottomuudet on sitten kompensoitava lisäkapasiteetilla, mikä heikentää suoraan aiottuja tehokkuusetuja.

Tietopohjainen lähestymistapa jatkuvaan parantamiseen

Parantaminen alkaa oivalluksesta. Ilman perusmittausta on mahdotonta määrittää, onko mukautuksilla ollut vaikutusta. On tärkeää tarkastella yhtä keskeistä suorituskykyindikaattoria pidemmälle. Esimerkiksi matalampi ajokerroin ei automaattisesti tarkoita heikompaa suorituskykyä; tietyinä päivinä keskimääräinen matkan pituus voi olla suurempi, mikä lisää tuloja käytettyä tuntia kohden.

Oikeiden datatietojen avulla organisaatiot voivat tehdä kohdennettuja parannuksia esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

• Kapasiteettisuunnittelun optimointi yksilöimällä päivät tai aikarajat, joissa kysyntä, tarjonta tai ajoneuvotyyppi ovat epätasapainossa.
• Matkojen paremman jakautumisen edistäminen tarjoamalla henkilöstölle näkyvyyttä kysynnästä neljännestunnin lohkoa kohti. Varauksen saannin aikana tilavuus voidaan sovittaa paremmin käytettävissä olevaan kapasiteettiin. Asiakkaalle, joka haluaa varata esimerkiksi klo 20.00, voidaan ilmoittaa käytettävissä olevasta tilasta klo 19.45 tai 20.15, mikä mahdollistaa paremmat matkayhdistelmät.
• Suorituskyvyn ja matkan jakautumisen seuranta sopimusta kohden, mikä mahdollistaa kannattamattomien sopimusten mukauttamisen tai irtisanomisen, jotka aiheuttavat suhteettoman paineen huippukapasiteettiin.
  Manuaalisen suunnittelijan toimenpiteiden tekeminen läpinäkyviksi, mikä mahdollistaa käyttäytymisen ohjauksen ja valmennuksen.
• Kuljettajan suorituskyvyn mittaaminensekä päivittäin että pidemmällä aikavälillä, mikä mahdollistaa kohdennetun toiminnan silloin, kun suorituskyky on jatkuvasti viivästynyt.
• Poikkeamien seuranta jotka liittyvät taukoihin ja tyhjiin kilometreihin, tehottomuuden vähentäminen ja käyttäytymisen säätämisen ohjaaminen.

Näiden oivallusten perusteella prosesseja voidaan jalostaa ja käyttäytymisen muutosta voidaan tukea järjestelmällisesti. Tämä luo jatkuvan parantamisen syklin, jossa mittaaminen, analysointi ja mukauttaminen vahvistavat toisiaan ja lisäävät rakenteellisesti organisaation tehokkuutta.

Suunniteltuja tehokkuushyötyjä ei toteudu pelkästään ohjelmistojen avulla, vaan yhdistämällä automaatio, datan käyttö prosessien optimointiin ja kohdennettu käyttäytymismuutos.

Organisaatiot, jotka lähestyvät automaatiota oppimisprosessina ja rakenteellisesti käyttävät dataa jatkuvaan suorituskyvyn ohjaamiseen ja parantamiseen, hyödyntävät suunnittelumoottorinsa täyden potentiaalin ja pystyvät todistettavasti saavuttamaan 10 prosentin tai enemmän tehokkuusetuja.

‍