Automatiseren kan je leren

Steeds meer vervoerbedrijven zetten de eerste stappen in het automatiseren van hun planning. De aanleiding is vaak dezelfde. De planning moet minder kwetsbaar worden, zodat het resultaat niet afhangt van welke planner er die dag dienst heeft. Daarnaast speelt efficiënter rijden: meer ritten per inzet uur, of met dezelfde inzeturen een hogere betrouwbaarheid richting de reiziger en de opdrachtgever.

Die doelen zijn realistisch. Over de weg ernaartoe wordt soms te licht gedacht. De verwachting ontstaat al snel dat zo'n systeem plug and play is en dat de winst er vrijwel direct is.

In werkelijkheid werkt het anders. Automatisch plannen invoeren lijkt op het inwerken van een nieuwe collega op de planning. Eerst richt je het systeem in, voed je het met de juiste gegevens en stem je het af op jouw operatie. Daarna begint het bijschaven. De eerste resultaten merk je vaak snel: meer rust op de planning en betere voorspelbaarheid. De echte groeikomt met ervaring en begeleiding. Het systeem moet worden afgestemd op de mens, en de mens moet leren werken met het systeem.

In dit artikel lees je wat we in de praktijk tegenkomen bij bedrijven die overstappen op Euphoria Opt1Route, en wat bepaalt of het resultaat standhoudt.

Een opmerking over het woord gebruik: we hebben het steeds over automatisch plannen en over de automatische planner. Daarmee bedoelen we het systeem, niet de collega die de planning maakt.

Wat Euphoria Opt1Route doet

Euphoria Opt1Route is het planpakket met automatische planner voor personenvervoer, gebouwd door Opt1dev en geleverd door Euphoria Mobility. Het plant ritten automatisch in efficiënte routes en wijst ze toe aan voertuigen. Het rekent daarbij met reistijd, voertuigcapaciteit en ophaalvensters. Daarnaast voorspelt het hoeveel capaciteit je op de weg nodig hebt, en helpt het bij het doorrekenen van aanbestedingen en dienstregelingen.

Wat je daarvan merkt in de operatie: minder handmatig planwerk, kortere routes met minder lege kilometers, een betere voertuigbezetting en betrouwbaardere aankomsttijden voor de reiziger.

Wat het niet doet, is de planner vervangen. Het systeem neemt het rekenwerk over. Het overziet het volledige netwerk, kijkt verder vooruit dan een mens kan bijhouden en rekent opnieuw zodra er iets verandert. De planner bepaalt de kaders, houdt de gegevens op orde, beoordeelt of het resultaat klopt en lost de uitzonderingen op.

Operationeleuitdagingen

Capaciteitsplanning

In veel organisaties is de capaciteitsplanning historisch gegroeid. Dienstroosters zijn gebaseerd op ervaring en oude patronen, en zijn in de loop der tijd nauwelijks herzien. Chauffeurs hebben vaste roosters waarzij maar beperkt van willen afwijken. Daardoor zijn roosters vaker gebaseerd op de beschikbaarheid van chauffeurs dan op de vraag van die dag, en raken vraag en aanbod uit balans. Dat geldt voor het aantal uren en net zo goed voor de voertuigtypen die je nodig hebt.

Daar komt bij dat een vaste voertuigplanning vaak ontbreekt. Als chauffeurs dagelijks zelf een auto kiezen, weet je vooraf niet welke voertuigen beschikbaar zijn. Ritten met specifieke kenmerken, zoals rolstoelvervoer of een taxi-indicatie, zijn daardoor moeilijker te herverdelen.

Wil je een planning die elke dag hetzelfde niveau haalt, dan heb je een stabiele basis nodig. Vraag en aanbod sluiten op elkaar aan, in uren en in voertuigtypen. En de diensten liggen op tijd vast, met een duidelijke start- en eindlocatie, een begin- en eindtijd en een vast voertuig.

Ritspreiding

Doelgroepenvervoer is verspreid over de dag, maar kent duidelijke piekmomenten. Die pieken dek je alleen af met capaciteit die je op andere momenten over hebt. Doe je dat niet, dan rijd je in dat uurblok te veel ritten te laat en moet je dat later goedmaken om binnen de afgesproken normen te blijven.

De grootste winst zit aan de voorkant. Stuur je bij de intake op ritspreiding, dan vlak je de pieken af. Een klant die om 20:00 uur wil boeken, kun je wijzen op ruimte om 19:45 of 20:15. Daarvoor hebben je medewerkers inzicht nodig in de drukte per kwartierblok, op het moment dat zij de rit aannemen.

Gedrag van planner en chauffeur

Planners houden vaak vast aan hun vertrouwde manier van werken, waarbij zij zelf in controle zijn. Dat leidt ertoe dat zij handmatig blijven ingrijpen in het planresultaat. Dat gebeurt vanuit betrokkenheid, maar het pakt vaak negatief uit voor het totaal. Het systeem overziet het hele netwerk en plant verder vooruit dan iemand in zijn eentje kan. Een correctie op één rit verstoort dat bredere evenwicht.

Ook het gedrag van chauffeurs werkt direct door in de planning. Worden combinaties niet in de juiste volgorde gereden, vertrekt een chauffeur niet op tijd of wordt een rit te laat afgemeld, dan loopt de rest van de dag uit de pas. Het systeem plant immers continu door.

Daarnaast spelen gewoontes een rol die al jaren bestaan. Chauffeurs pauzeren soms op vaste tijden en vaste plekken. Dat is begrijpelijk en vaak ook zo afgesproken, maar het kost tijd op de weg: onnodige legekilometers, voor de chauffeur zelf en voor de collega die zijn gebied even overneemt. Dat vang je op met extra capaciteit, en dat gaat direct ten koste van de winst die je zocht.

Vijfvoorwaarden waaronder automatisch plannen werkt

Uit de trajecten die Euphoria Mobility en Opt1dev samendoen, komen steeds dezelfde voorwaarden terug.

● Duidelijke spelregels. Opt1Route rekent met de kaders die jij meegeeft. Zijn die te algemeen, dan reken je precies door op de verkeerde uitgangspunten.

● Gegevens die kloppen. Adressen met de juiste coördinaten, kenmerken die voor de planning uitmaken in een vast veld in plaats van in vrije tekst, en actuele wegenkaarten.

● Meebewegen met de dag. De planning moet overweg kunnen met vertragingen en blijven doorrekenen terwijl de werkelijkheid verandert.

● Vooruitkijken. Een goede automatische planner zet voertuigen alvast op de plek waar de vraag wordt verwacht, in plaats van alleen te reageren op wat er nu ligt.

● Samenspel tussen planner en regievoerder. De automatische planner vervangt de regievoerder niet, maar ondersteunt hem. De planner doet het rekenwerk, de regievoerder houdt de regie: hij bewaakt de kwaliteit van het vervoer, weegt uitzonderingen af en neemt de beslissingen die mensenwerk vragen.

Wat dit in de praktijk oplevert

In een voorbeeld casus bij een regiecentrale en een middelgroot taxibedrijf, beide actief voor dezelfde opdrachtgever, is de efficiëntie binnen een jaar met meer dan 10% toegenomen.

Dat resultaat kwam niet uit de software alleen. Het ontstond uit drie dingen samen: Euphoria Opt1Route, maandelijks bijsturen op basis van data, en gerichte begeleiding op het proces en het gedrag in de operatie. Wie alleen het systeem aanzet en verder niets verandert, mag dit resultaat niet verwachten.

Conclusie

De winst zit niet in de software alleen. Die komt uit de combinatie van automatiseren, je processen aanpassen op basis van data, en gedrag veranderen waar dat nodig is. Organisaties die dat als een leerproces aanpakken, halen het meeste uit Euphoria Opt1Route. Bij hen is een efficiëntiewinst van 10% of meer aantoonbaar haalbaar, onder de voorwaarden die in dit artikel staan.

Vragen?

Wil je weten wat Euphoria Opt1Route voor jouw operatie betekent? Neem gerust contact met ons op. Alle gegevens vind je hieronder.